Datenschutzerklärung für das RoboCup Germany Portal

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir dich darüber, welche personenbezogenen Daten wir im RoboCup Germany Portal (portal.robocup.de) verarbeiten, zu welchem Zweck dies geschieht und welche Rechte du hast.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

European RoboCup Association e.V.
Hochschulstraße 10
64289 Darmstadt

Weitere Angaben zum Verantwortlichen findest du im Impressum.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Account-Zugangsdaten

Für die Nutzung des Portals ist ein Keycloak-Konto erforderlich. Dabei werden deine E-Mail-Adresse sowie dein verschlüsseltes Passwort gespeichert. Zusätzlich werden technische Protokolldaten (IP-Adresse, Zeitstempel) bei der Anmeldung verarbeitet.

Betreuer- und Ansprechpartnerdaten

Wenn du dich als Betreuer oder Ansprechpartner einer Schule oder Hochschule registrierst, verarbeiten wir:

Vorname und Nachname
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Zugehörige Schule / Institution

Teilnehmerdaten (durch Betreuer eingepflegt)

Betreuer erfassen im Portal die Daten ihrer Teammitglieder. Dabei werden folgende personenbezogene Daten der Teilnehmerinnen und Teilnehmer verarbeitet:

Vorname und Nachname
Geburtsdatum
Geschlecht
Teamzugehörigkeit

Das Geburtsdatum wird benötigt, um die Teilnahmeberechtigung in altersabhängigen Ligen und Wettbewerben zu verifizieren.

Team- und Institutionsdaten

Für die Anmeldung zum Wettbewerb werden folgende Angaben erfasst:

Teamname
Liga und Disziplin
Schule / Hochschule / Institution
Standort des Qualifikationsturniers

3. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

Wettbewerbsanmeldung und -verwaltung

Die erhobenen Daten werden verwendet, um die Anmeldung zu Qualifikationsturnieren, zum RoboCup Junior Finale und zur German Open zu verwalten, die Teilnahmeberechtigung zu prüfen und die Organisation der Veranstaltungen sicherzustellen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

Veröffentlichung von Ergebnissen

Teamnamen und Schulnamen werden zusammen mit den erzielten Wettbewerbsergebnissen veröffentlicht und dauerhaft dokumentiert. Personenbezogene Daten einzelner Teilnehmerinnen und Teilnehmer (z. B. Namen, Geburtsdaten) werden dabei nicht veröffentlicht.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an transparenter Wettbewerbsdokumentation)

Wahlberechtigung im RoboCup-Komitee Deutschland (RKD)

Angemeldete Betreuer und Teilnehmer können wahlberechtigt sein, wenn das RKD Wahlen für Ligenvertreter durchführt. Deine Daten werden dazu genutzt, deine Wahlberechtigung festzustellen und dich über bevorstehende Wahlen zu informieren.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an demokratischer Mitbestimmung im Verband)

Mailingliste

Mit deiner Anmeldung im Portal wirst du automatisch in die saisonspezifische Mailingliste (z. B. Saison 2026/2027) aufgenommen. Über diese Liste erhältst du ausschließlich themenbezogene Informationen zu deiner Anmeldung, dem Wettbewerbsablauf und organisatorischen Neuigkeiten.

Qualifizierst du dich für das RoboCup Junior Finale, wirst du zusätzlich in die Mailingliste für dieses Event aufgenommen.

Du kannst dich jederzeit von der Mailingliste abmelden, indem du uns eine E-Mail an kontakt@robocup.de sendest. Bitte beachte, dass du nach einer Abmeldung keine weiteren Informationen über die Mailingliste erhältst und dich eigenständig über die Website informieren musst.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kommunikation mit Teilnehmern)

4. Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte findet grundsätzlich nicht statt. Ausnahmen gelten nur in folgenden Fällen:

Qualifikation für internationale Wettbewerbe (WM, EM): Meldet sich ein Team für die RoboCup-Weltmeisterschaft oder -Europameisterschaft an, ist eine Übermittlung der erforderlichen Anmeldedaten an RoboCup International notwendig. Diese Weitergabe erfolgt nur, wenn das Team zuvor ausdrücklich bestätigt hat, den Startplatz annehmen zu wollen.
Gesetzliche Verpflichtungen: Wenn wir gesetzlich zur Auskunft verpflichtet sind, geben wir Daten an zuständige Behörden weiter.

5. Minderjährige Teilnehmer

Viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer – insbesondere im RoboCup Junior – sind minderjährig. Ihre Daten werden ausschließlich durch den jeweils verantwortlichen Betreuer in das Portal eingepflegt. Durch die Dateneingabe bestätigt der Betreuer, dass er hierzu berechtigt ist und gegebenenfalls die Einwilligung der Erziehungsberechtigten vorliegt.

6. Fotos und Videos bei Veranstaltungen

Bei Veranstaltungen ab dem RoboCup Junior Finale und der German Open werden Fotos und Videos aufgenommen, die auf unserer Website und in sozialen Medien veröffentlicht werden können. Hierüber werden Teilnehmerinnen, Teilnehmer und Betreuer gesondert informiert. Solltest du einer Veröffentlichung nicht zustimmen, ist eine Teilnahme an diesen Veranstaltungen leider nicht möglich; eine Teilnahme an Qualifikationsturnieren bleibt hiervon unberührt.

7. Speicherdauer

Deine Daten werden für die Dauer der Nutzung des Portals sowie darüber hinaus gespeichert, solange dies für die Dokumentation vergangener Wettbewerbe und die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Nicht mehr benötigte Daten werden regelmäßig geprüft und gelöscht.

8. Deine Rechte

Du hast gegenüber uns jederzeit folgende Rechte:

Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Löschung deiner Daten, sofern keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung deiner Rechte oder bei Fragen zum Datenschutz wende dich bitte an: kontakt@robocup.de

9. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist in der Regel die Behörde des Bundeslandes, in dem du deinen gewöhnlichen Aufenthaltsort hast. Für die European RoboCup Association e.V. mit Sitz in Hessen ist dies der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI).

Stand: Oktober 2026